Inleiding
Doelstelling van de interne klachtenregeling van De Rechter Advocaten is om op constructieve wijze en binnen een redelijke termijn te reageren op klachten van cliënten.
Daarbij dient de regeling tot behoud en verbetering van bestaande
relaties en tot verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.
Interne klachtbehandeling
1.
Een klacht over een bepaald aspect van de
dienstverlening van de behandelend advocaat of een andere medewerker dient
schriftelijk te worden ingediend bij de maatschap. Volgens de algemene
voorwaarden is schriftelijke indiening verplicht. Hiervan zal kunnen worden
afgeweken indien naar het oordeel van de maatschap van de klager redelijkerwijs
schriftelijke indiening niet verlangd mag worden.
2.
Het lid van de maatschap dat als eerste kennis
neemt van de klacht treedt aanstonds in overleg met de overige maatschapsleden
teneinde te bepalen welk lid van de maatschap de klacht zal behandelen. De
laatste treedt dan verder op als klachtenfunctionaris voor de betreffende
klacht.
3.
De klachtenfunctionaris stelt zich onafhankelijk
op, is eindverantwoordelijk en verplicht tot geheimhouding.
4.
De klachtenfunctionaris zendt de klager binnen
zeven dagen na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging met een
afschrift van deze regeling.
5.
De klachtenfunctionaris verzoekt de betrokken
advocaat of medewerker om een reactie op de klacht en stelt daarbij zonodig een
termijn.
6.
De klachtenfunctionaris geeft zo spoedig
mogelijk doch in elk geval binnen veertien dagen na verzending van de
ontvangstbevestiging zijn standpunt door aan de klager. Deze termijn kan
zonodig - schriftelijk – met veertien dagen verlengd worden.
7.
Het standpunt van de klachtenfunctionaris geeft
aan of de klacht gegrond dan wel ongegrond wordt geacht, dan wel of nader
onderzoek noodzakelijk is. Tevens kan de klachtenfunctionaris eventuele
oplossingen ter ondervanging van de klacht voorstellen.
8.
De klager wordt altijd verzocht om binnen een
termijn van veertien dagen (zomogelijk schriftelijk) op het standpunt van de
klachtenfunctionaris te reageren. Indien in verband met nader onderzoek meer
informatie van de klager gevraagd is, verzoekt de klachtenfunctionaris de
betrokken advocaat of medewerker op grond van de verkregen informatie om een
nadere reactie en stelt daarbij zonodig een termijn. De klachtenfunctionaris
geeft binnen een termijn van veertien dagen na ontvangst van de door klager
gegeven informatie zijn (nadere) standpunt.
9.
Indien de klager zich verenigt met de
afhandeling van de klacht, registreert de klachtenfunctionaris de afhandeling
van de klacht en bevestigt hij deze binnen veertien dagen aan de klager. Indien
de klager zich niet verenigt met de afhandeling van de klacht , wordt de klager
binnen dezelfde termijn gewezen op de mogelijkheid om zich te wenden tot de
Orde van Advocaten in het arrondissement Zeeland-West-Brabant.