Inleiding

Doelstelling van de interne klachtenregeling van De Rechter Advocaten is om op constructieve wijze en binnen een redelijke termijn te reageren op klachten van cliënten.

Daarbij dient de regeling tot behoud en verbetering van bestaande relaties en tot verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.

Interne klachtbehandeling

1.            Een klacht over een bepaald aspect van de dienstverlening van de behandelend advocaat of een andere medewerker dient schriftelijk te worden ingediend bij de maatschap. Volgens de algemene voorwaarden is schriftelijke indiening verplicht. Hiervan zal kunnen worden afgeweken indien naar het oordeel van de maatschap van de klager redelijkerwijs schriftelijke indiening niet verlangd mag worden.

2.            Het lid van de maatschap dat als eerste kennis neemt van de klacht treedt aanstonds in overleg met de overige maatschapsleden teneinde te bepalen welk lid van de maatschap de klacht zal behandelen. De laatste treedt dan verder op als klachtenfunctionaris voor de betreffende klacht.

3.            De klachtenfunctionaris stelt zich onafhankelijk op, is eindverantwoordelijk en verplicht tot geheimhouding.

4.            De klachtenfunctionaris zendt de klager binnen zeven dagen na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging met een afschrift van deze regeling.

5.            De klachtenfunctionaris verzoekt de betrokken advocaat of medewerker om een reactie op de klacht en stelt daarbij zonodig een termijn.

6.            De klachtenfunctionaris geeft zo spoedig mogelijk doch in elk geval binnen veertien dagen na verzending van de ontvangstbevestiging zijn standpunt door aan de klager. Deze termijn kan zonodig - schriftelijk – met veertien dagen verlengd worden.

7.            Het standpunt van de klachtenfunctionaris geeft aan of de klacht gegrond dan wel ongegrond wordt geacht, dan wel of nader onderzoek noodzakelijk is. Tevens kan de klachtenfunctionaris eventuele oplossingen ter ondervanging van de klacht voorstellen.

8.            De klager wordt altijd verzocht om binnen een termijn van veertien dagen (zomogelijk schriftelijk) op het standpunt van de klachtenfunctionaris te reageren. Indien in verband met nader onderzoek meer informatie van de klager gevraagd is, verzoekt de klachtenfunctionaris de betrokken advocaat of medewerker op grond van de verkregen informatie om een nadere reactie en stelt daarbij zonodig een termijn. De klachtenfunctionaris geeft binnen een termijn van veertien dagen na ontvangst van de door klager gegeven informatie zijn (nadere) standpunt.

9.            Indien de klager zich verenigt met de afhandeling van de klacht, registreert de klachtenfunctionaris de afhandeling van de klacht en bevestigt hij deze binnen veertien dagen aan de klager. Indien de klager zich niet verenigt met de afhandeling van de klacht , wordt de klager binnen dezelfde termijn gewezen op de mogelijkheid om zich te wenden tot de Orde van Advocaten in het arrondissement Zeeland-West-Brabant.